Si tienes una SL o una pyme con trabajadores, profesionales facturándote con retención o consejeros cobrando dietas, el modelo 190 resumen anual es una de esas citas de enero que no puedes pasar por alto. Vemos a diario en la asesoría cómo empresas que cumplen religiosamente con sus modelos 111 trimestrales llegan al 31 de enero con prisas, errores y, lo peor, con sanciones por un despiste tonto. Y lo cierto es que casi todas se podrían haber evitado.
⚠️ Nota importante: La normativa fiscal y laboral puede cambiar a lo largo del año. Este artículo está actualizado a la fecha de publicación. Antes de tomar decisiones operativas, contrasta los datos en el BOE o en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, o consulta con tu asesor.
Te explico: el modelo 190 no genera pago. Es una declaración informativa. Pero Hacienda la cruza con los datos de los perceptores (tus trabajadores, tus profesionales) y con lo que tú declaraste en los 111 trimestrales. Si algo no cuadra, salta la alarma. Y las sanciones por errores en informativas duelen más de lo que la gente piensa.
En esta guía te cuento, con el detalle que llevamos puliendo durante más de 35 años asesorando sociedades, cómo presentar el modelo 190 resumen anual paso a paso para el ejercicio 2025 que se declara en enero de 2026.
¿Qué es exactamente el modelo 190 y para qué sirve?
El modelo 190 es la declaración informativa anual donde recoges, perceptor por perceptor, todas las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF que tu empresa ha practicado durante el año sobre rendimientos del trabajo, actividades económicas (profesionales), premios y determinadas imputaciones de renta. Es el resumen de los cuatro modelos 111 trimestrales (o doce mensuales si eres gran empresa).
La obligación de retener e ingresar a cuenta nace del artículo 99 de la Ley 35/2006, del IRPF. Y la obligación concreta de presentar el resumen anual está en el artículo 108.2 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007).
Lo cuento en corto: en el 111 pagas a Hacienda cada trimestre lo retenido. En el 190, al cierre del ejercicio, le dices quién era quién, cuánto cobró, qué le retuviste y por qué concepto. Hacienda usa esa información para que cada trabajador o profesional vea sus datos fiscales ya cargados cuando haga su Renta.
¿Quién está obligado a presentar el modelo 190 resumen anual?
Está obligado a presentar el modelo 190 todo empresario, profesional o persona jurídica que durante el ejercicio haya satisfecho rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta del IRPF: nóminas de trabajadores, facturas de profesionales con retención, retribuciones de administradores, premios, rendimientos de actividades agrícolas, ganaderas o forestales, entre otros. Esta obligación se regula en el artículo 76 del Reglamento del IRPF.
En la práctica, casi cualquier SL con un empleado o que trabaje con profesionales autónomos tiene que presentarlo. Y también los autónomos que tengan trabajadores a su cargo o que paguen facturas con retención (un abogado, un diseñador, un asesor…).
Nos encontramos a menudo con clientes que creen que si no han tenido empleados en el año, no les toca. Pero si han pagado una factura a un profesional con retención, generalmente sí les toca. Y si has presentado los cuatro 111 a cero, en la mayoría de los casos también deberás presentar el 190. Para gestionar bien estas obligaciones conviene apoyarse en una asesoría fiscal para sociedades que vigile el calendario completo.
¿Cuál es el plazo para presentar el modelo 190 en 2026?
El plazo general de presentación del modelo 190 es del 1 al 31 de enero de 2026 para declarar las retenciones correspondientes al ejercicio 2025. Así lo fija el artículo 12 de la Orden EHA/3127/2009, tras las modificaciones introducidas por la Orden HAP/2194/2013. No hay prórrogas automáticas ni plazos ampliados: el último día hábil de enero es la fecha límite real.
Un detalle que vemos olvidar mucho: si el 31 de enero cae en sábado o domingo, el plazo se traslada al siguiente día hábil. Pero no confíes en eso para dejarlo todo para el final. Enero es un mes brutal fiscalmente, con el 111 del cuarto trimestre, el 303, el 390, el 180, el 184… Si lo acumulas todo a la última semana, los errores llegan solos.
¿Cómo se presenta el modelo 190 paso a paso?
La presentación del modelo 190 es obligatoriamente electrónica a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria, conforme a la Orden HAP/2194/2013. Puedes usar certificado electrónico, DNIe o Cl@ve PIN según el tipo de obligado. Para sociedades, el certificado digital de representante es prácticamente imprescindible.
El proceso, con el que trabajamos en la asesoría cada enero, sigue este orden:
- Paso 1 — Recopilación: extrae de tu software de nóminas y contabilidad el detalle de todos los perceptores del año: NIF, nombre, importes íntegros, retenciones practicadas y clave/subclave aplicable.
- Paso 2 — Cuadre con los 111: suma las retenciones por trimestre y comprueba que coinciden exactamente con lo declarado en los modelos 111. Si no cuadra, busca el error antes de seguir.
- Paso 3 — Generación del fichero: tu programa de nóminas o contable genera un fichero con el formato oficial del 190. Si lo haces a mano, puedes rellenar los perceptores uno a uno en la Sede, pero solo es viable con pocos registros.
- Paso 4 — Importación y validación: sube el fichero a la Sede. El sistema valida errores de formato, NIFs incorrectos o claves mal asignadas. Corrige y vuelve a subir.
- Paso 5 — Firma y presentación: firma con el certificado y presenta. Guarda el justificante con el CSV. Es tu prueba ante cualquier comprobación futura.
Si llevas tú mismo las nóminas y empiezas a notar que te comen el tiempo, plantéate externalizar la parte de asesoría laboral. Casi siempre sale rentable.
¿Qué relación tiene el modelo 190 con el modelo 111?
El modelo 111 es la autoliquidación trimestral (o mensual, si eres gran empresa) donde ingresas a Hacienda las retenciones practicadas sobre rendimientos del trabajo y de actividades profesionales. El modelo 190 es el resumen anual que detalla, perceptor por perceptor, esas mismas retenciones. Ambos están regulados por la Orden EHA/586/2011.
La regla de oro es sencilla: la suma de las retenciones declaradas en el 190 debe coincidir, al céntimo, con la suma de los cuatro 111 presentados durante el año. Si no cuadra, Hacienda lo detecta en el cruce automático y te mandará un requerimiento. Lo vemos todos los años.
Los descuadres típicos vienen de tres sitios: una factura de profesional contabilizada en un trimestre pero pagada en otro (si llevas caja), un finiquito mal integrado en el último 111, o un error humano al teclear importes. Si trabajas con una buena asesoría contable, estos cruces se hacen de forma rutinaria y los errores se detectan a tiempo, no cuando ya tienes la carta.
¿Qué sanciones hay por errores o presentación fuera de plazo?
Las sanciones por el modelo 190 son de las más duras del calendario fiscal. Según el artículo 198.1 de la Ley 58/2003, General Tributaria, la presentación fuera de plazo sin requerimiento previo se sanciona con 20 € por cada dato o conjunto de datos referidos a una misma persona, con un mínimo de 300 € y un máximo de 20.000 €.
Si Hacienda te ha requerido antes de que presentes, esas sanciones se duplican. Y si presentas con datos incompletos, inexactos o falsos, el artículo 199.5 fija 200 € por cada dato o conjunto de datos erróneos. Haz la cuenta: 50 trabajadores con un error cada uno son 10.000 €.
La buena noticia es que si presentas fuera de plazo pero sin requerimiento previo, se aplica una reducción del 50 % sobre la sanción (artículo 198.2). Así que, si se te ha pasado, presenta cuanto antes y de forma voluntaria. Lo mejor es no esperar a que te lleguen requerimientos.
¿Qué errores vemos repetirse año tras año en el modelo 190?
Los fallos más habituales que corregimos cada enero en la asesoría al revisar el modelo 190 resumen anual suelen agruparse en cuatro categorías: errores de cuadre con los 111, NIFs incorrectos de perceptores, claves y subclaves mal asignadas, y olvidos de perceptores puntuales (una factura de un profesional contratado una vez al año, una indemnización, un premio).
Un clásico: contratas a un diseñador freelance en marzo, le aplicas la retención correspondiente, lo pagas, lo olvidas y en enero no aparece en el listado del 190. Hacienda lo cruza con la declaración del propio profesional y detecta el hueco.
Otro clásico: el administrador de la SL cobra una pequeña retribución y le aplicas el tipo del trabajo cuando debía ser el de administradores, con clave distinta. Un error de clave puede costarte los 200 € del artículo 199.5.
Y uno más: los NIFs. Un dígito mal tecleado y ese perceptor no se identifica. Hacienda lo detecta en la validación o, peor, después, cuando ese trabajador se queja de que sus datos fiscales en Renta no cuadran.
En resumen
El modelo 190 es la declaración informativa anual que resume, perceptor por perceptor, las retenciones de IRPF practicadas durante el año sobre rendimientos del trabajo, actividades profesionales, premios y determinadas rentas. Se presenta del 1 al 31 de enero por vía electrónica en la Sede de la AEAT. Debe cuadrar exactamente con la suma de los modelos 111 trimestrales. Las sanciones por retraso parten de 300 € y las sanciones por datos inexactos son de 200 € por dato, con reducción del 50 % si regularizas voluntariamente. Están obligadas, en términos generales, las SL, pymes y autónomos que hayan pagado nóminas o facturas con retención. La normativa clave: Ley 35/2006 del IRPF, Reglamento del IRPF y Orden EHA/3127/2009.
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